Echt te trappelen stond oprichter/directeur Massimo Rizzo niet bij de start van Timeff. Hij ontwikkelde ERP’s voor de creatieve industrie. Een oogarts vroeg hem EPD-software te ontwikkelen voor zijn oogheelkundige praktijk. Daar er al veel EPD’s waren, vond hij deze markt niet bijzonder aantrekkelijk. Pas toen de arts duidelijk maakte juist een andere benadering van het verschijnsel EPD te willen en de visie op de data en de behandeling daarvan aansloot op die van Rizzo, nam hij de opdracht aan. “Mijn visie is dat je je processen helemaal goed georganiseerd moet hebben voordat je gaat 

Met zijn vieren gingen ze aan de slag: een database administrator, een ontwikkelaar, een relatiebeheerder en Rizzo zelf als ontwikkelaar en DBA. In zes maanden bouwden ze een ERP. Om mogelijke weerstand tegen het gebruik van het nieuwe systeem te voorkomen werd een verlofkaart toegevoegd aan het systeem. “Iedereen wil wel weten hoeveel vrije dagen hij nog heeft….”, zegt Rizzo. En dat hielp inderdaad. Daarna volgde volgens het één-scherm-principe een module statistieken waarbij met één druk op de knop alles op het scherm staat dat een arts nodig heeft. Vervolgens werden modules ontwikkeld voor inkoop en voorraad, een betaalsysteem, een CRM-module met daarin alle leveranciers en een contractenmodule. Toen dat rond was, werd het medisch deel ontwikkeld.

Databasemodel is basis

Rizzo bouwde al eerder ERP-systemen. Maar hoe kon het Rotterdamse bedrijf zo snel een ERP voor de zorg ontwikkelen? “Ons databasemodel is de basis en daarop kunnen we heel snel ontwikkelen. We werkten eigenlijk al agile voordat het gemeengoed werd: via een flow proces. Dat hield in dat ik met artsen heb meegelopen en vervolgens naast ze ben gaan zitten met een blanco scherm. Ik heb ze mee laten helpen. En daardoor wist ik welke informatie relevant voor hen is en die krijgen ze in één keer op hun scherm te zien. En dan kan een arts zich in zo’n consult van enkele minuten richten op de patiënt en hem zelfs aankijken. Als hij alle relevante info in één keer krijgt, worden er minder fouten gemaakt maar is het ook veel fijner en veiliger werken voor een arts.” Maar de artsen vormen niet het begin, maar het eind van het zorgproces waar dit EPD voor is bestemd. Daarom begonnen de ontwikkelaars daar waar het proces ook begint in een kliniek: aan de balie. “Zo verliep de flow van ondersteuners goed. Pas aan het eind ben ik naar de artsen gegaan. Aan de hand van hun input ontwikkelden we het systeem. Elke dag kwamen we met iteraties bij hen.”

Klein houden

Rizzo wil Timeff als organisatie zo klein mogelijk houden door technologisch zeer geavanceerd te zijn. Bij de start waren er 4 medewerkers: een database administrator, een ontwikkelaar, een relatiebeheerder en Rizzo zelf als ontwikkelaar en DBA. “We hebben zelf alles geautomatiseerd wat kon en doen dat nog steeds. De database moet performen. Systeembeheerders zijn niet nodig want dit systeem gaat niet uit de lucht. Je zet het als klant aan en dan werkt het. Eigenlijk is dit systeem een legodoos: je bouwt je eigen kliniek.”

En zodra Emma was geïnstalleerd bij de eerste klant, stond een tweede oogkliniek al te wachten.

Na 2,5 jaar telde het bedrijf 7 medewerkers; er waren meer consultants nodig en bemanning voor de helpdesk. “Ik wilde eigenlijk helemaal geen helpdesk. Het systeem is zo ingericht dat je als gebruiker eigenlijk alles zelf kunt regelen. Maar ik heb onderschat dat gebruikers een helpdesk willen kunnen bellen. Ze bellen als ze een nieuw wachtwoord nodig hebben, terwijl ze dat heel eenvoudig zelf kunnen instellen. Ze bellen liever dan zelf op een knop drukken. We proberen nu wel met heel korte video’s het hele proces af te vangen zodat ze minder gebruik hoeven te maken van de helpdesk. Maar dat is nog niet afgerond.”

Toekomstbestendig

4 jaar geleden kreeg Timeff een zeer grote klant; een kliniek die bijna een ziekenhuis genoemd kan worden. En die opdracht vereiste weer personeelsuitbreiding: een IT-architect werd aangenomen, een data-architect voor BI en een jonge alleskunner. De laatste aanwinst is een bedrijfskundige die het bedrijf heeft geanalyseerd en het geheel opnieuw heeft georganiseerd. Het bestaat nu uit 3 delen: Een deel dat Emma produceert (EPD/ZIS). Zij kijken hierbij 0 tot 2 jaar vooruit. Dan is er Timeff, het deel waar de consultants zitten en dus de kennis. En Timeff Labs, een soort speeltuin waarin geëxperimenteerd en bedacht wordt wat over 10 jaar nodig zou kunnen zijn in de zorg. “Het is belangrijk voor onze klanten dat we toekomstbestendig zijn in kennis en technologie en dat we experimenteren”, zegt Rizzo. “Met dit lab zorg je wel dat je toekomstbestendig bent. Dat houdt in dat je zorgt voor betaalbaarheid, efficiëntie, dat je technologie kunt inzetten daarvoor zoals de functionaliteit die we nu hebben voor het beperken van no shows. We kunnen hiermee voorspellen hoe groot de kans is dat een patiënt komt opdagen bij een bepaalde afspraak. Bijvoorbeeld aan de hand van de leeftijd – een puber niet om 8 uur – of de regio waar de patiënt vandaan komt – hoe is het verkeer rond een bepaalde tijd – de afstand. Of analyses van declaraties voor de verzekeraar zodat je die zo indient dat de declaratie er ook gelijk doorheen komt.

Timeff mag dan snel groeien, echt groot is het niet. Nieuwe klanten trekt het vooral over de streep met behulp van bestaande klanten. “Nieuwe klanten zijn heel sceptisch. Daarom zetten wij nu bij alle nieuwe trajecten bestaande klanten in om ze te overtuigen. En ze moeten het zien om het te geloven. Maar ik denk dat de doorslag vaak geeft dat al onze consultants uit de zorg komen; hun kennis dus. En het wèrkt, dat telt ook sterk mee. In de zorg hebben ze altijd gedroomd van IT-toepassingen maar die hebben ze nooit gekregen. De meeste ERP’s zijn papier dat is gedigitaliseerd.”

Meer automatiseren

Over 5 jaar hoopt hij met nog minder mensen het beheer te kunnen doen. En wel door nog meer te automatiseren, zoals de DBA-updates– alles wat mensenhanden nu moeten doen. “En als dat klaar is, willen we een HUB creëren voor een makkelijkere uitwisseling van gegevens. Wij hebben als motto dat de patiënt in charge is van zijn eigen data, dat hij zijn eigen dossier in handen heeft en dat die informatie uitgewisseld kan worden.”

Ook wil het Rotterdamse bedrijf toepassingen ontwikkelen waarmee veel bespaard kan worden op administratiemedewerkers die nu veel tijd kwijt zijn met het controleren van facturen. “Dus dat zorgverzekeraars, patiënten en de mensen in de zorg zo via de systemen zijn gekoppeld dat als de patiënt binnenloopt de kliniek de zorgverzekeraar daar al over kan informeren. Zo weet hij dat er over een bepaalde tijd rekeningen aankomen en dan kunnen ze het geld alvast klaarzetten. Veel controles op facturen worden dan overbodig. Daar zou dan voor de kliniek tegenover kunnen staan dat er geen plafond op het contract zit.” 

Als klantenkring houdt Timeff het voorlopig bij zelfstandige behandelcentra. “Wij kennen onze eigen plussen en minnen. Zo schalen we nu organisatorisch verder op om ook aan ziekenhuizen te gaan leveren. Daar moeten we rustig naartoe groeien.”

Wel denkt hij aan uitbreiding in Duitsland en Italië. Enkele klanten zitten daar ook. En: “Duitsland sluit qua processen en wet- en regelgeving goed aan op wat wij hier al hebben.” En Italië? “Daar is de bureaucratie zo enorm dat we echt gelijk al heel goed werk kunnen doen. En daarbij: ik ben Italiaans dus ik vind het gewoon leuk!”

TANJA DE VREDE, 

Redacteur AG Connect