Key users zijn goed opgeleid in het gebruik van Emma – het epd/zis van Timeff – en kunnen onder andere bepaalde processen in het systeem zelfstandig inrichten. Daarnaast zijn zij binnen hun kliniek het aanspreekpunt voor gebruikers die ondersteuning nodig hebben. Alle key users hebben een training gehad van onze consultants. Om ze ook daarna te kunnen blijven ondersteunen met kennis over Emma, hebben we de Kennisbank opgezet.

Even spieken

De Kennisbank bestaat uit handleidingen en korte artikelen over allerlei onderwerpen binnen Emma. Zoals de inrichting van (nieuwe) modules, functionaliteiten en sjablonen. De informatie helpt key users om Emma nog beter te begrijpen. Als ze even niet meer weten hoe iets werkt, kunnen ze snel even ‘spieken’ in de Kennisbank. Bijvoorbeeld hoe je een zinnetje toevoegt aan een automatisch sms-bericht of welke buttons je moet aanklikken bij de uitdiensttreding van een medewerker. Daarmee geeft de Kennisbank key users handvatten om hun rol goed uit te voeren. En meer zelfs: key users die het leuk vinden, kunnen heel veel informatie uit de Kennisbank halen om daarmee de processen in hun kliniek (nog) efficiënter te laten werken.

Meer tijd

Dat key users het fijn vinden om dingen over Emma op te kunnen zoeken, zien we aan het alsmaar stijgende aantal artikelweergaves. Bij het laatste meetmoment waren het er in zeven dagen zelfs 133! Tegelijkertijd constateren we dat het aantal tickets (hulpverzoeken bij Key User Support) met gelijke tred daalt. Ook het aantal openstaande en onopgeloste tickets is naar beneden gegaan, respectievelijk met bijna 75 en 40 procent. Dat zijn mooie cijfers, die bovendien betekenen dat Key User Support nu meer tijd kan besteden aan de meer complexe vragen van key users.

Feedback

Alhoewel de Kennisbank met ruim 220 artikelen inmiddels behoorlijk goed gevuld is, is het werk eraan nog niet klaar. Emma is altijd in ontwikkeling, dus de Kennisbank ook. We horen dan ook graag van onze key users hoe zij de Kennisbank en de informatie erin ervaren. Dit kan door na het lezen van een artikel een duimpje omhoog of omlaag te geven en vervolgens op een formulier aanvullende feedback te geven. Is iets niet duidelijk, of als er bepaalde informatie ontbreekt: we horen het graag, dan gaan we ermee aan de slag!