Privacy- en cookiestatement

INLEIDING

Timeff B.V. (hierna: 'Timeff' of 'wij') hanteert een strikt privacybeleid. Wij nemen privacy uiterst serieus, behandelen (persoonlijke) informatie zorgvuldig en vertrouwelijk, en wij zijn vastbesloten om uw privacy te respecteren en te waarborgen. Hierbij houden wij ons aan wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: 'AVG').

Dit privacy- en cookiestatement geeft aan hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

In dit privacy- en cookiestatement komt het volgende aan bod:

• hoofdstuk 1: de verwerkingen, waaronder welke persoonsgegevens wij verwerken, de rechtsgrond en het doel van de gegevensverwerking, en hoelang wij persoonsgegevens bewaren;
• hoofdstuk 2: met wie wij persoonsgegevens delen;
• hoofdstuk 3: hoe wij persoonsgegevens beveiligen;
• hoofdstuk 4: het gebruik van cookies;
• hoofdstuk 5: uw privacyrechten en hoe u deze kunt uitoefenen;
• hoofdstuk 6: hoe u vragen en klachten kan indienen, en hoe u contact kan opnemen met Timeff;
• hoofdstuk 7: wijzigingen aan dit privacy- en cookiestatement.

1. Verwerkingen

Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen:

• zakelijke relaties;
• sollicitanten;
• websitebezoekers;
• bezoekers van het kantoorpand.

Hieronder informeren wij u per categorie over de verwerkingen.

1.1. Zakelijke relaties

Wij verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen die aan een organisatie verbonden zijn waar Timeff een zaken- en/of klantenrelatie mee heeft, wil krijgen of heeft gehad.

Wij verwerken één of meer van volgende gegevens:

• voor- en achternaam;
• contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• correspondentiegegevens (waaronder verzoeken in het kader van support);
• functietitel;
• aantal ingelogde minuten en activiteiten per medewerker op Emma en in Emma Academy;
• overige gegevens die wij van u ontvangen of publiekelijk beschikbaar zijn gesteld.

Contract
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van overeenkomsten met zakelijke relaties.

Wettelijke verplichting
Wij zijn wettelijk verplicht om uw gegevens voor de fiscale bewaarplicht te verwerken. Ook rust op ons de verplichting om medewerking te verlenen aan informatieverzoeken van toezichthouders.

Gerechtvaardigd belang
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens van zakelijke relaties te verwerken voor:

• kwaliteitsdoeleinden, zoals:
• • de ontwikkeling en verbetering van onze diensten (denk bijv. aan nieuwe releases van onze producten);
  • de ontwikkeling en verbetering van onze interne procedures.
• accountantscontroles en audits ten behoeve van certificeringen;
• integrity due dilligence-processen;
• het versturen van serviceberichten;
• voor het organiseren van Community of Practice.

Toestemming
Met uw toestemming verwerken wij uw persoonsgegevens voor promotie- en marketingdoeleinden om aan u per e-mail nieuwsbrieven te versturen.

Indien wij een overeenkomst met u hebben, dan bewaren wij deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na afloop daarvan bewaren wij uw gegevens:

• vijf jaar voor eventuele vorderingen (in verband met verjaringstermijn);
• zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht.

Voor persoonsgegevens die buiten bovenstaande categorieën vallen, bewaren wij voor een periode van maximaal twee jaar voor kwaliteitsdoeleinden.

1.2. Sollicitanten en kandidaten

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens;
• geslacht;
• adresgegevens;
• geboortedatum;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• nationaliteit;
• graad/titel;
• curriculum vitae;
• motivatiebrief;
• correspondentiegegevens (waaronder onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden);
• referenties;
• kopie identiteitsbewijs;
• salarisindicatie;
• eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie.

Gerechtvaardigd belang
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de werving, selectie en de beoordeling van potentiële kandidaten en het vervullen van haar vacatures. Als u ons de gevraagde gegevens niet verstrekt, dan heeft dit (mogelijk) invloed op de sollicitatieprocedure.

Toestemming
Met uw toestemming verwerken wij uw persoonsgegevens:

• 12 maanden na einde sollicitatieprocedure te bewaren zodat wij jou op de hoogte te kunnen houden van nieuwe passende vacatures.

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot maximaal vier weken na einde sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens twaalf maanden te bewaren, dan bewaren wij uw gegevens voor de duur van twaalf maanden.

1.3. Websitebezoekers

Nieuwsbrief

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• namens welk bedrijf u zich aanmeldt voor het nieuwsbrief.

Toestemming
Met uw toestemming verwerken wij uw persoonsgegevens om u per e-mail een nieuwsbrieven te sturen. Bij het verzenden van e-mailberichten kunnen wij gebruikmaken van tracking pixels. Hierover leest u meer in het hoofdstuk over cookies.

U kunt zich op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Op het moment dat u zich afmeldt, behouden wij uw gegevens op onze blokkeerlijst, zodat u daarna geen mailingen van ons meer ontvangt. Uw afmelding verwerken wij binnen vier weken.

Contactformulier

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• uw bericht.

Toestemming
Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek om contact met u op te nemen netjes af te handelen.

Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen deze gegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden om onze dienstverlening te verbeteren.

Wij bewaren deze informatie, totdat wij denken dat u tevreden bent met onze reactie. Hebben wij deze gegevens daarna nodig voor kwaliteitsdoeleinden, dan bewaren wij deze gegevens maximaal twee jaar.

Community of Practice (CoP)

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• datum aanmelding;
• voor- en achternaam;
• functie;
• namens welke organisatie u zich aanmeldt;
• e-mailadres;
• telefoonnummer.

Gerechtvaardigd belang
Wij verwerken uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang om kennis te delen, best practices te bespreken en een visie te ontwikkelen op de ZBC-markt en de zorg in Nederland. Ook gebruiken wij uw gegevens om onze dienstverlening te verbeteren.

Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat de CoP heeft plaatsgevonden. Na afloop daarvan bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal twee jaar voor kwaliteitsdoeleinden.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Meer hierover leest u in het hoofdstuk over cookies.

1.4. Bezoekers van ons kantoorpand

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres;
• Voor- en achternaam.

Gerechtvaardigd belang
Wij verwerken deze informatie op basis van een gerechtvaardigd belang zodat u toegang kunt krijgen tot het WTC-pand, en om tijdens calamiteiten te weten wie zich in het WTC-pand bevindt.

Wij bewaren uw gegevens totdat uw bezoek heeft plaatsgevonden, en na afloop daarvan maximaal één werkdag.

2. Overdracht en doorgifte

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden ter ondersteuning van de hiervoor genoemde doeleinden. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als een toezichthouder informatie eist);
• u hier toestemming voor heeft gegeven;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• dat nodig is om de overeenkomst met u uit te kunnen voeren.

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en dienstverleners;
• Evenementenorganisaties;
• WTC-gebouw (indien u bij ons op bezoek komt);
• leverancier van ons marketingsysteem.

Er vindt geen internationale doorgifte plaats.

3. Veiligheid

Timeff vindt een goede beveiliging van (persoons)gegevens zeer belangrijk. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om de (persoons)gegevens te beschermen tegen (cyber)criminaliteit, vernietiging, verlies of een andere onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen voldoen minimaal aan de eisen gesteld in de ISO27001 en NEN7510. Wij evalueren de getroffen maatregelen periodiek en stellen die zo nodig bij.

Wij hebben onder andere de volgende maatregelen getroffen:

• onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun functie;
• met iedereen die beschikking krijgt over de door ons verwerkte (persoons)gegevens en niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht heeft, komen wij schriftelijk een verplichting tot geheimhouding daarvan overeen;
• wij werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de shredder en digitale documenten zijn op een passende wijze beveiligd;
• indien wij gebruikmaken van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zullen wij afspraken maken over afdoende beveiligingsmaatregelen.

4. Cookies

Timeff maakt gebruik van cookies en tracking pixels.

Cookies

Op onze eigen website gebruiken wij cookies. Cookies zijn kleine bestandjes die onze website op uw computer, smartphone of tablet plaatst tijdens uw bezoek aan deze website. De website van Timeff maakt alleen gebruik van noodzakelijke cookies.

Op ons leerplatform (Emma Academy) wordt ook gebruik gemaakt van cookies. Voor onze instructievideo's gebruiken wij Vimeo. Om de video's te laten werken binnen Emma Academy, plaatst Vimeo session cookies. Dit zijn noodzakelijke cookies voor het afspelen van de video's.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Tracking pixels

In onze nieuws- en serviceberichten plaatsen wij tracking pixels. Een tracking pixel is een stukje code, verwerkt in een digitaal bericht. Met het gebruiken van tracking pixels verkrijgen wij inzicht in de mate waarin onze nieuwsberichten worden geopend, en wanneer en hoelang deze worden gelezen. Hiermee kunnen we de effectiviteit van e-mails analyseren en onze service of strategie verbeteren.

Afmelden voor tracking pixels kan door u uit te schrijven voor onze nieuws- en serviceberichten.

5. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene de volgende privacyrechten:

• Recht op inzage: u heeft recht om de gegevens in te zien die wij van u verwerken;
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om te vragen uw persoonsgegevens te wijzigen als die niet kloppen;
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming altijd intrekken (maar wel zonder terugwerkende kracht).
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: u heeft het recht om aan ons te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op gegevensoverdracht: in bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen aan u of aan een andere organisatie.
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, dan kunt u dat kenbaar maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens genoemd in het hoofdstuk Klachten, vragen en contact.

Wanneer u gebruik wenst te maken van één van deze rechten, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Uw verzoek zullen wij normaal binnen 1 maand inhoudelijk beantwoorden per e-mail of brief. In uitzonderlijke gevallen kan het zo zijn dat wij 3 maanden de tijd nemen om te reageren op uw verzoek. Dat kan bijvoorbeeld wanneer uw verzoek heel complex is, of wanneer het aantal ontvangen verzoeken van dezelfde persoon heel hoog is. Als wij gebruik maken van deze termijn van 3 maanden, dan zullen wij u daarvan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.

Indien wij uw persoonsgegevens met een andere organisatie hebben gedeeld, dan zullen wij in de volgende gevallen deze organisaties informeren over dat wij uw verzoek hebben uitgevoerd. Wij vragen dan aan deze organisaties om hetzelfde te doen. Dit doen wij alleen bij:

• het recht op rectificatie, indien wij bepaalde gegevens hebben gerectificeerd;
• het recht op verwijderverzoek, indien wij bepaalde gegevens hebben gewist;
• het recht op beperking van de verwerking, indien wij de verwerking van bepaalde gegevens hebben beperkt;
• het recht van bezwaar, indien wij gestopt zijn met het verwerken van bepaalde gegevens.

Tot slot willen wij benadrukken dat wij een zorgvuldige belangenafweging maken waarbij wordt afgewogen of het belang van Timeff zwaarder weegt dan uw privacybelang, voordat wij gebruikmaken van de grondslag gerechtvaardigd belang.

6. Klachten, vragen en contact

Bij klachten, vragen of opmerkingen over de verwerking van (persoons)gegevens en dit privacy- en cookiestatement of in verband met het uitoefenen van de hiervoor genoemde rechten, kan er contact worden opgenomen met Timeff via onderstaande contactgegevens of per e-mail (privacy@timeff.com).

Timeff B.V.
t.a.v. Afdeling Privacy
World Trade Center Rotterdam Beursplein 37 [bezoekadres]
3013 AK Rotterdam
Postbus 30221 • 3001 DE Rotterdam

Indien u vindt dat wij u niet op de juiste manier van dienst zijn, dan kunt u contract opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen. Meer informatie hierover vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Wijzigingen

Timeff behoudt zich het recht voor om eenzijdig wijzigingen aan te brengen aan dit privacy- en cookiestatement. U vindt de datum van de laatste aanpassingen onderaan aan deze paragraaf. Controleer daarom regelmatig dit privacy- en cookiestatement, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.