Logo Timeff

Oogkliniek Heuvelrug

Oogkliniek Heuvelrug
Naam: Nico Trap
Bedrijfsomvang: 30 - 35 medewerkers
Ik was verbaasd over de flexibiliteit

Nico Trap, Oogkliniek Heuvelrug

Nico Trap is oprichter en eigenaar van oogkliniek Heuvelrug in Zeist. Samen met Christian Schneider leidt hij deze organisatie waarin ca 35 medewerkers werkzaam zijn. Trap is zelf oogarts, zeer gepassioneerd voor het vak, tegelijkertijd is hij een ambitieuze ondernemer voor wie autonomie en zelf aan de knoppen staan in de organisatie cruciaal is. Een eigenzinnige aanvoerder die altijd een voorloper geweest is op het gebied van innovatie en de oogheelkunde op een steeds hoger plan wil brengen ten behoeve van de patiënt.

Het meeste van wat ik gezien heb voldeed niet aan mijn verwachtingen, veel systemen bleken niet veel meer dan elektronische kladblokken

Trap legt de lat hoog waar het gaat om de vereiste kwaliteit en efficiëntie in de organisatie. Daarnaast wil hij zijn ideeën voor vernieuwing kunnen baseren op gedegen analyses. Een flexibel en intelligent it-systeem is daarin onontbeerlijk. Tot eind 2013 werkte Heuvelrug met twee verschillende systemen naast elkaar: een voor het medisch dossier en een ander systeem voor het financieel administratieve dossier. Deze systemen voldeden niet meer aan de eisen die Trap stelt aan het Elektronisch Patiënten Dossier, en aan het gebruiksgemak en de efficiency die hij voor zichzelf en voor zijn medewerkers een voorwaarde vindt. Het was dus tijd voor een nieuw, geïntegreerd, systeem, en Trap heeft na een grondige inventarisatie gekozen voor Timeff.

“Het meeste van wat ik gezien heb voldeed niet aan mijn verwachtingen, veel systemen bleken niet veel meer dan elektronische kladblokken. Voor andere systemen moest je zelf een halve it-er zijn om het zo in te richten zoals jij dat wilt. Gezien mijn ervaringen met vorige leveranciers, die internationaal opereerden, vond ik ook nabijheid belangrijk. Ik wil dat de mensen van de leverende organisatie dichtbij staan, zodat ik met die mensen in gewone taal kan praten en snel kan schakelen. En ik zocht naar een oplossing waarin een volledige integratie van EPD, planning en administratie geboden werd. Een systeem dat ons helpt de organisatie voor te bereiden op de toekomst zoals we die voor ons zien.

Je kunt spelen met de data door er verschillende ‘views’ over heen te leggen.

Toen Massimo en Frans-Dirk van Timeff hun systeem lieten zien was ik verbaasd over de flexibiliteit. Wat me zeer aansprak was het ‘multidimensionale’ ervan: dat je als het ware gewoon van linksom, rechtsom, onder en bovenlangs met het systeem kan ‘praten’ en dat alles met elkaar verband houdt en je overal op kan doorzoomen. Een beetje een holistisch concept: je kunt er heel veel mee. Je kunt spelen met de data door er verschillende ‘views’ over heen te leggen. Oogartsen en ondersteuners kunnen sneller bij hun gegevens. Diagnose, behandeling, administratie en research zijn nu in één wereld verenigd. Via een geavanceerd rechten systeem krijgen de medewerkers alleen toegang tot die gegevens die specifiek voor hun taken van belang zijn.

Het zelflerende van het systeem maakt dat de implementatie een heel belangrijke fase is, terwijl het werk gewoon doorgaat. Het is als het ware een brug bouwen terwijl je er op loopt. De DBC registratie gaat nu al veel sneller dan voorheen en geeft inzicht in hoe het systeem werkt, je hebt minder kans op fouten. Nu moeten we zo snel mogelijk nog een slag maken in het inrichten van de workflows waarmee we onze werkwijze verder willen uniformeren. De mogelijkheid om dit helemaal op onze werkwijze te laten aansluiten is een van de krachtige punten van Timeff. Het gaat er nu om dat wij onze gewenste workflows vaststellen en inregelen.”

De kunst is om de mensen mee te krijgen met de vernieuwing en zo snel mogelijk vertrouwd te maken met een nieuwe manier van werken. Trap: “Daarom hebben we een Timeff taskforce gemaakt. Maar het begint natuurlijk ook met een enthousiasme waarmee je in de organisatie over het nieuwe systeem praat. Ik heb gezegd: dit zou ons werk een stuk eenvoudiger maken, een stuk leefbaarder, een stuk leuker, vooral leuker. En door de integratie van het financiële deel met het medische deel kan de kans op fouten aanzienlijk gereduceerd zou worden. Hoeveel dubbele dossiers we niet hadden in het oude systeem”.

“En leuker, omdat er voor iedereen meer ruimte ontstaat om bezig te zijn met waar het echt over gaat, de patiënt, en omdat je de potentie hebt om te spelen met je data, het liefst intuïtief. Dat sprak Christian ook aan, met name de koppeling op het financiële vlak, omdat je heel dicht op de werkelijkheid zit, trends kunt volgen en sneller kan bijsturen. Timeff geeft direct inzicht in het reilen en zeilen van de kliniek. Je ziet meteen waar je staat ‘ondernemingswise’. Je werkt met zijn allen vanuit één werkelijkheid en je kunt op basis daarvan snel aan de knoppen draaien Timeff is daar uitermate geschikt voor. Dat heeft de doorslag gegeven. Bovendien kan je op eenvoudige wijze de gegevens die de zorgverzekeraar vraagt aanleveren. Uiteraard speelde ook de inspanning mee die Timeff heeft gedaan om ons verder te begeleiden op dit vlak en daar een reëel prijskaartje aan te hangen. Wij hadden natuurlijk twee systemen naast elkaar en Timeff zit daar qua kosten niet boven”.

Timeff is inmiddels enkele maanden operationeel na een implementatie met een korte doorlooptijd van drie maanden. Het systeem is na de aftrap robuust gebleken, snel en geen enkele keer uit de lucht geweest. Trap geeft wel aan dat hij met de wijsheid van nu in de implementatiefase misschien wat andere keuzes zou maken.

“Ik zou de stappen wat kleiner gemaakt hebben, en misschien iets meer uitgespreid met focus op de tussentijdse doelstellingen. Wat daarbij ook meespeelt is dat de mogelijkheden en de toegankelijkheid van Timeff je al heel snel uitnodigen om steeds meer te willen, en dan is de valkuil dat je je verslikt. De basis moet eerst op orde zijn. Waar ik nu bijvoorbeeld tegen aan loop is de inconsistentie van de manier van invoeren van onze mensen. Daar hebben ze in het begin veel sturing bij nodig. Maar met wat we nu al in Timeff kunnen doen vergeleken met onze vorige systemen en – dat hoor ik van iedereen hier in de organisatie -, wat Timeff aan potentie heeft, daar wordt iedereen blij van. Timeff geeft me de rust dat we het fundament voor de groei en de flexibiliteit voor de toekomst hier binnen in huis hebben. Ik denk bij niets meer van: dat kan niet”.

Daarop voortbordurend doet Nico Trap de suggestie om een Timeff gebruikersgroep vanuit de verschillende ZBC’s in het leven te roepen. Er valt in dat kader bijvoorbeeld te denken aan het gebruik van een gezamenlijke database met diagnosedata, eventueel  aansluitend op internationale databases. Want natuurlijk zijn er officiële databases voor diagnoses. Trap vervolgt: “daar zou Timeff een actieve rol in kunnen spelen. dan haal je het uit de hoek van een administratief systeem en het zou een enorme spinoff geven, ook in het delen van visie en het bepalen van een gemeenschappelijk doel, dat lijkt me geweldig”.